Strategie di definizione della struttura organizzativa: parte 1

282 visualizzazioni 11 3 aprile 2015

La progettazione delle strutture organizzative in Jamio openwork è finalizzata alla corretta profilazione degli utenti da un punto di vista organizzativo e alla corretta individuazione delle responsabilità di esecuzione delle singole attività utente all’interno di un flusso di processo.
Il disegno organizzativo deve dunque adottare delle strategie che privilegiano la corretta individuazione della collocazione organizzativa di ciascun utente, nel momento in cui utilizza il workspace applicativo o è coinvolto in flussi di processo, piuttosto che di quelle finalizzate alla rappresentazione, in forma di organigramma, dell’assetto organizzativo.
Importante in tal senso è comprendere come lo strumento più importante a disposizione del progettista è la definizione degli incarichi. L’associazione tra identità abilitate all’uso del sistema e posizioni inserite in una struttura organizzativa che ogni incarico rappresenta è, infatti, l’elemento che consente di distinguere la modalità con la quale un determinato utente è chiamato ad interagire con il sistema.

Come sfruttare il disegno organizzativo per ottimizzare la selezione degli utenti

Le esigenze di individuazione della corretta collocazione organizzativa di ciascun utente sono estremamente variabili e spaziano dalla semplice appartenenza ad una organizzazione alla definizione dettagliata delle caratteristiche funzionali di ciascun incarico.
Per consentire l’inserimento di una identità all’interno di una struttura organizzativa è necessario, come detto, definire un’associazione di questa ad una posizione organizzativa.
Una struttura organizzativa priva di posizioni organizzative non avrà dunque alcuna valenza rispetto all’obiettivo di ottimizzare la selezione degli utenti su base organizzativa.
A questo scopo dunque è necessario che nella gerarchia di una struttura organizzativa sia compresa almeno una posizione organizzativa.

Selezionare gli utenti solo in base all’organizzazione di appartenenza

La più semplice struttura organizzativa rappresentabile allo scopo di selezionare utenti in base ad un criterio organizzativo è quella composta dal nodo radice, che rappresenta l’organizzazione, e da un solo nodo di tipo posizione organizzativa che rappresenta il generico Addetto di quell’organizzazione. Indicando come nodo superiore di quest’ultimo il nodo radice della struttura si stabilisce l’appartenenza di tale posizione alla sua organizzazione.

pattern 1

In uno scenario applicativo in cui sono coinvolti soggetti di organizzazioni diverse che collaborano in una logica di processo ma il cui coinvolgimento dipende esclusivamente dall’appartenenza alla propria organizzazione, questo semplice disegno è sufficiente a raggiungere l’obiettivo della corretta identificazione degli utenti. Immaginando infatti di avere due organizzazioni coinvolte in un processo, chiamiamole Arpeggio e Accordo, ciascuna avente una posizione di addetto a cui associare le identità dei propri utenti, la regola di selezione Organizzazione é Arpeggio selezionerà esclusivamente gli utenti che sono stati associati alla posizione di Addetto prevista nella struttura organizzativa Arpeggio, così come la regola Organizzazione é Accordo selezionerà in maniera omologa quelli dell’altra organizzazione.
Nessun predicato che faccia riferimento a Unità organizzative avrà evidentemente valore in questo scenario in quanto nessun nodo di questo tipo è stato incluso nella struttura organizzativa. Analogamente, qualunque predicato che faccia riferimento alla Posizione organizzativa degli utenti non sarà discriminante in quanto è presente un solo nodo di questo tipo e tutte le identità saranno state associate a questo nodo attraverso la definizione di altrettanti incarichi.

Selezionare gli utenti solo in base alla divisione dell’organizzazione cui appartengono

Il più delle volte però è necessario evidenziare la struttura dell’organizzazione stessa in termini di divisione del lavoro. In questo caso non è sufficiente determinare la sola appartenenza di ciascun attore alla sua organizzazione ma occorre poter distinguere quale sia la divisione dell’organizzazione in cui questi è collocato. Si tratta di scenari applicativi in cui è determinante il disegno della cosiddetta macro-struttura che definisce l’assetto generale dell’organizzazione. Tale assetto può seguire un modello plurifunzionale in cui il lavoro è appunto suddiviso in base alla funzione (ricerca e sviluppo, produzione, marketing, amministrazione, e così via); oppure un modello multidivisionale quando il lavoro è legato, ad esempio, alle diverse merci prodotte o commercializzate da un’azienda, o è legato alle aree geografiche come nel caso di aziende che operano con una rete di filiali diffuse sul territorio ad esempio nel mondo retail o in quello bancario e assicurativo; oppure ancora un modello a matrice in cui si usano due dimensioni per classificare la divisione del lavoro, ad esempio per funzione e per progetto.

Estendendo dunque il disegno illustrato nel semplice caso precedente, è sufficiente, nel caso di modello plurifunzionale o multidivisionale, inserire più di una posizione organizzativa direttamente dipendente dal nodo radice dell’organizzazione, ciascuna ad identificare le diverse sezioni dell’organizzazione.

pattern 2

In questo scenario, ciascuna identità associata ad una delle posizioni che caratterizzano le diverse divisioni dell’organizzazione sarà identificabile sia in termini di appartenenza alla propria organizzazione sia, a differenza del caso precedente in cui questa distinzione non era presente, in termini di posizione ricoperta all’interno dell’organizzazione stessa.
Il progettista sarà dunque in grado di selezionare, ad esempio, i soli utenti della divisione Marketing mediante la regola Posizione organizzativa è Addetto Marketing.
Come nel caso precedente, l’uso di predicati che fanno riferimento ad Unità organizzative sarà ininfluente.
Lo stesso risultato è ottenibile inserendo nel disegno organizzativo elementi di tipo Unità organizzativa, come nel diagramma che segue.

pattern 3

In questo scenario la gerarchia è stata creata, per ogni funzione, indicando il nodo radice dell’organizzazione come nodo superiore delle unità organizzative e quest’ultimo come nodo superiore delle posizioni organizzative che gli appartengono. Questo disegno consente di abilitare la selezione degli utenti utilizzando anche i predicati relativi alle Unità organizzative. Il progettista potrà dunque inserire la regola Posizione organizzativa dipende dall’unità organizzativa Marketing oppure la regola Unità organizzativa è Marketing ottenendo comunque lo stesso risultato della regola Posizione organizzativa è Addetto Marketing usata nell’esempio precedente. Addetto Marketing è infatti l’unica posizione organizzativa che dipende dall’Unità organizzativa Marketing e quest’ultima, per utenti associati alla posizione Addetto Marketing, risulta essere, implicitamente, l’Unità organizzativa di appartenenza.

Selezionare gli utenti in base alla divisione dell’organizzazione cui appartengono e alla tipologia di posizione che ricoprono

Il disegno illustrato nel caso precedente è utile quando si voglia aprire la strada ad una progettazione di maggiore dettaglio che includa la cosiddetta micro-struttura.
Quest’ultima fa riferimento all’organizzazione delle diverse posizioni di lavoro all’interno di una stessa divisione ed eventualmente alle relazioni gerarchiche tra queste.
Non appena infatti si presenti l’esigenza di riconoscere non solo l’appartenenza ad una particolare divisione ma anche la particolare caratterizzazione della posizione ricoperta, l’introduzione delle unità organizzative nella struttura si rende obbligatoria per soddisfare entrambe le necessità.
Lo scenario espresso nel diagramma che segue rappresenta un esempio di questo tipo.

pattern 4

In questo caso all’interno della divisione Amministrazione sono previste due posizioni paritetiche di Addetto Segreteria e Addetto Contabilità. Pertanto le identità associate ad una di queste due posizioni avranno entrambe l’Unità Amministrazione come Unità organizzativa di appartenenza ma saranno differenziate in termini di posizione ricoperta.
La regola Unità organizzativa è Amministrazione o la regola Posizione organizzativa dipende dall’unità organizzativa Amministrazione selezioneranno tutte le identità associate indifferentemente alla posizione Addetto Segreteria o alla posizione Addetto contabilità. Per consentire di selezionare solo le identità associate ad una delle due posizioni organizzative sarà necessario inserire la regola Posizione organizzativa è Addetto Segreteria o Posizione organizzativa è Addetto Contabilità rispettivamente.

Selezionare gli utenti in base alla gerarchia delle responsabilità

Nel caso appena illustrato la progettazione della micro-struttura si è limitata ad una declinazione delle diverse posizioni organizzative afferenti ad una determinata unità, senza indicare alcuna relazione gerarchica all’interno dell’unità stessa. Lo scenario più frequente, e quello in cui trarre maggiore vantaggio delle caratteristiche della piattaforma Jamio openwork, è invece rappresentato da una micro-struttura nella quale vengano esplicitate relazioni gerarchiche tra posizioni all’interno di una stessa unità organizzativa. È il caso ad esempio delle posizioni di responsabile e addetto, l’una definita come nodo superiore dell’altra, come nell’esempio illustrato dal diagramma seguente.

pattern 5

In tale scenario il progettista, oltre a disporre delle regole già esaminate in precedenza, potrà utilizzare regole che consentono la selezione di nodi organizzativi in base alla loro posizione relativa all’interno della struttura. Quando infatti voglia selezionare il nodo che rappresenta la posizione di responsabile di una delle due posizioni di addetto, il progettista potrà utilizzare ad esempio la regola Posizione organizzativa è responsabile di primo livello di Addetto Segreteria. Mediante tale regola sarà possibile selezionare tutte le identità associate al nodo Responsabile amministrazione. Analogamente, quando voglia selezionare le posizioni che dipendono da quest’ultima posizione organizzativa, il progettista utilizzerà la regola Posizione organizzativa ha come responsabile di primo livello Responsabile amministrazione. Questa regola selezionerà sia le identità associate alla posizione Addetto segreteria che quelle associate alla posizione Addetto contabilità, che hanno entrambe il nodo Responsabile amministrazione come nodo principale.

Selezionare gli utenti in una gerarchia di più livelli

Il disegno della micro-struttura in alcuni casi può contemplare più livelli di responsabilità all’interno della stessa unità organizzativa. Questo accade ad esempio quando sono stabilite delle responsabilità specifiche per determinate aree funzionali e queste responsabilità determinano altrettante relazioni gerarchiche. Nel diagramma seguente le posizioni di addetto hanno ciascuna una specifica posizione di responsabile, a sua volta dipendente dal Responsabile amministrazione.

pattern 6

In questo caso la regola Posizione organizzativa è responsabile di primo livello di Addetto Segreteria selezionerà le identità associate alla posizione Responsabile Segreteria. Per individuare l’identità associata alla posizione Responsabile Amministrazione in riferimento alla posizione Addetto Segreteria il progettista potrà utilizzare la regola Posizione organizzativa è responsabile di secondo livello di Addetto Segreteria.
Analogamente, la regola Posizione organizzativa ha come responsabile di primo livello Responsabile Amministrazione selezionerà le identità associate alla posizione Responsabile Contabilità o alla posizione Responsabile Segreteria, mentre la regola Posizione organizzativa ha come responsabile di secondo livello Responsabile Amministrazione selezionerà le identità associate alla posizione Addetto Contabilità o Addetto Segreteria.

 

 

 

 

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