Il servizio di Document Management abilita due prospettive di utilizzo di una risorsa di tipo documento:
•la consultazione del contenuto informativo del documento;
•l’elaborazione del contenuto informativo del documento.
Le due prospettive non operano contemporaneamente sulla medesima risorsa; la prospettiva dell’elaborazione del documento opera su una risorsa documentale temporanea definita Bozza, la prospettiva della consultazione opera sulla versione corrente del documento. Questo determina delle sostanziali differenze nei cicli di vita tra le risorse documentali e altre risorse di tipo Jamio openwork: la prospettiva dell’elaborazione con la definizione di una bozza, isola le modifiche apportate al documento, non rendendole disponibili a chi ha accesso alla risorsa, sino alla fase di pubblicazione del documento. Pertanto la prospettiva dell’elaborazione del documento è confinata temporalmente da due istanti: il check-out e il check-in del documento. L’operazione di check-out del documento determina la creazione di una nuova bozza, visibile solo all’utente editor del documento. In fase di creazione di un documento non esiste l’operazione di check-out perché nessuna versione di quel momento è stata resa pubblica. Nella prospettiva di elaborazione, l'utente che ha creato o modificato il documento ha la possibilità di editare la bozza dello stesso o delegare la lavorazione della bozza ad un altro utente di Jamio openwork. Scegliendo di delegare la lavorazione della bozza del documento, la modifica esclusiva della stessa, viene assegnata all'utente delegato. Per ogni documento è possibile impostare il privilegio di amministrazione del documento che abilita gli utenti autorizzati a delegare la lavorazione della bozza ad altri.
La prospettiva dell’elaborazione del documento introduce un’altra sostanziale caratteristica del servizio di Document Management: nel momento in cui si effettua il check-out del documento, i componenti e i metadati del documento sono indipendenti l’uno dall’altro e ognuno ha un proprio ciclo di vita; nel momento in cui si opera il check-in del documento, i cicli di vita dei componenti e dei metadati si “fondono” nel ciclo di vita del documento.
Nel suo ciclo di vita una risorsa di tipo documento può essere:
•Creata;
•Consultata;
•Modificata;
•Eliminata.
Il ciclo di vita è correlato alla prospettiva di utilizzo: nella prospettiva della consultazione la risorsa di tipo documento può essere visualizzata o eliminata, nella prospettiva dell’elaborazione la risorsa di tipo documento può essere creata o modificata.
Creazione di una risorsa di tipo documento
La creazione di una risorsa di tipo documento necessita che essa contenga almeno un componente (file, documento o generico) e che, in fase di pubblicazione, venga definito il fascicolo in cui la risorsa documento sarà posizionata. In alcuni casi il fascicolo potrebbe essere predeterminato, come accade nella creazione di un documento all’interno di un fascicolo.
La creazione di una risorsa di tipo documento è composta da tre fasi:
•Generazione della bozza: la creazione di una risorsa documento determina la generazione di una bozza del documento (azione BeginCreate). La bozza è una risorsa Jamio openwork istanziata e non necessita in tale fase di una conferma di salvataggio. La bozza di una risorsa documento è accessibile e modificabile solo all'editor del documento.
•Definizione degli elementi di una risorsa documento: componenti e/o metadati. In questa fase i componenti e i metadati del documento sono indipendenti l’uno dall’altro e ognuno ha un suo ciclo di vita, pertanto si può procedere alle relative gestioni. Le modifiche ai metadati del documento necessitano di una conferma per il salvataggio, le operazioni sui componenti sono immediatamente salvate. E' possibile impostare un componente come contenuto principale della risorsa documento; tale impostazione identifica univocamente il componente rispetto agli altri contenuti nel documento e caratterizza la risorsa documento. L’azione AbortCreate, annulla la fase di creazione del nuovo documento: essa, quando invocata, elimina la risorsa dai documenti in lavorazione dell’utente.
•Pubblicazione: la pubblicazione determina la distruzione della bozza e la creazione del documento (azione EndCreate). In tale fase, se non è definita, è necessario selezionare il fascicolo che conterrà il documento. Il fascicolo può essere scelto tra le risorse di tipo fascicolo definite nell'area in cui l'utente interattivo ha eseguito il login e tra le risorse di tipo fascicolo che possono contenere documenti. Qualora l'utente non abbia creato un fascicolo custom, è possibile inserire il suddetto documento nel fascicolo già presente di default nell'area Jamio denominato Fascicolo generico. La pubblicazione determina il cambio di prospettiva del documento: da elaborazione a consultazione. Quando il modello di documento riporta la definizione di una serie numerica con generazione automatica, la fase di pubblicazione determina l'assegnazione del numero alla risorsa di tipo documento. A seguito della creazione e pubblicazione di una risorsa di tipo documento il servizio di Document Management elabora la prima versione dello stesso. Le successive attività di modifica del documento potranno produrre ulteriori versioni del documento. In fase di pubblicazione è possibile impostare un numero di versione personalizzato da assegnare alla prima versione del documento. Ad esempio se si desidera fare iniziare la numerazione del documento dalla versione 4.6 è possibile impostare alla pubblicazione la MajorVersion a valore 4 e la MinorVersion a valore 6.
La prospettiva di creazione di una risorsa di tipo documento opera su una bozza del documento. In fase di creazione, sulla bozza di un documento, è possibile svolgere le seguenti azioni:
•Personalizza (azione Customize) permette di personalizzare la risorsa selezionando un nuovo modello di tipo documento;
•Aggiorna modello (azione Customize) permette di aggiornare la risorsa all'ultima versione del suo stesso modello. Le Bozze documentali, alla prima pubblicazione, mantengono dopo la Pubblicazione il modello di documento di cui sono istanza anche in presenza di un nuovo modello disponibile. Le Bozze documentali ottenute dall’operazione di check-out di una risorsa documento, mantengono il modello di documento di cui è istanza la versione da cui è stata effettuata l’operazione di check-out. In entrambi gli scenari, è possibile richiedere l’aggiornamento del modello all’ultima versione tramite Aggiorna modello;
•Delega (azione Delegate) consente di selezionare una identità di Jamio openwork a cui assegnare la lavorazione ovvero la modifica esclusiva della bozza. A seguito dell'azione Delega la bozza sarà disponibile nei documenti in lavorazione dell'identità delegata che potrà a sua volta delegare la lavorazione o terminare la creazione del documento attuando la pubblicazione.
•Riserva (azione TakeCharge) consente di riservare la modifica esclusiva della bozza a se stessi. A seguito dell'azione TakeCharge la bozza sarà disponibile nei documenti in lavorazione dell'utente interattivo che ha eseguito l'azione e che potrà a sua volta delegare la lavorazione o terminare la creazione del documento attuando la pubblicazione.
Modifica del documento
La modifica di una risorsa di tipo documento è composta dalle seguenti tre fasi:
•Generazione della bozza: la modifica di una risorsa documento è attivabile attraverso l’operazione di check-out del documento (azione CheckOut). La bozza di una risorsa documento è accessibile e modificabile nella propria area di lavoro al solo utente editor del documento. Nessun altro utente potrà effettuare il check out del documento. Il documento, nel rispetto del proprio profilo autorizzativo, è invece disponibile nella prospettiva di consultazione agli altri utenti sino all’ultima versione disponibile: la bozza e l’ultima versione del documento sono indipendenti.
•Definizione/modifica degli elementi di una risorsa documento: componenti e/o metadati. In questa fase i componenti e i metadati del documento sono indipendenti l’uno dall’altro e ognuno ha un suo ciclo di vita, come avviene in fase di creazione del documento. L’azione Elimina bozza (azione AbortCheckOut) consente, a sua volta, di annullare lo stato impostato dall’azione CheckOut ed annulla le eventuali modifiche effettuate e salvate sulla risorsa.
•Check-in: il check-in determina la trasformazione della bozza nella nuova versione del documento (azione CheckIn), eliminando la copia del documento dall’area lavoro dell’utente, riportando tutte le eventuali modifiche effettuate e salvate su di essa nella risorsa disponibile nel catalogo generale (nuova versione del documento) con l’indicazione di:
•Motivo: dettaglio della motivazione che ha portato alla creazione della nuova versione del documento;
•Numero: tipo di variazione che si applica per la proprietà VersionChangeType. E' possibile scegliere di non modificare il numero di versione, incrementare la major version o in alterativa incrementare la minor version;
•Nome: nome o etichetta da assegnare alla versione.
La prospettiva di modifica del documento opera sulla bozza del documento. In fase di modifica, sulla bozza di un documento, è possibile svolgere le seguenti azioni:
•Aggiorna modello (azione Customize) permette di aggiornare la risorsa all'ultima versione del suo stesso modello. In fase di modifica non è abilitata la personalizzazione della bozza con un modello di tipo documento diverso dal suo stesso modello poiché questa operazione causerebbe una punto di incoerenza tra la versione corrente del documento e la sua bozza.
•Delega (azione Delegate) consente di selezionare una identità di Jamio openwork a cui assegnare la lavorazione ovvero la modifica esclusiva della bozza. A seguito dell'azione Delega la bozza sarà disponibile nei documenti in lavorazione dell'identità delegata che potrà a sua volta delegare la lavorazione o terminare la creazione del documento attuando il check-in.
•Riserva (azione TakeCharge) consente di riservare la modifica esclusiva della bozza a se stessi. A seguito dell'azione Riserva la bozza sarà disponibile nei documenti in lavorazione dell'utente interattivo che ha eseguito l'azione e che potrà a sua volta delegare la lavorazione o terminare la creazione del documento attuando il check-in.
Consultazione ed eliminazione del documento
La prospettiva di consultazione del documento opera sulla versione corrente del documento. Su una versione di una risorsa di tipo documento è possibile svolgere delle azioni che permettono di duplicare il documento, spostare il documento in un nuovo fascicolo di destinazione, ripristinare il documento ad una versione precedente.
Con le azioni Clona (azione Clone) e Sposta (azione Move) si possono effettuare operazioni su una risorsa documento già creata: con Clona, la piattaforma crea una bozza identica nel contenuto al documento di partenza e collocata nello stesso fascicolo di destinazione e con lo scenario autorizzativo di default ereditato dal modello; con l'azione Sposta è possibile spostare un documento in un nuovo fascicolo di destinazione.
Invece se si invoca programmaticamente l’azione RevertToVersion è possibile creare una nuova versione della risorsa documento prendendo i dati da una versione precedente: la nuova risorsa avrà tutti i componenti della versione precedente e in più i componenti della versione corrente specificati.
L'azione Elimina (azione Delete) determina l'eliminazione della risorsa di tipo documento (componenti e metadati) e di tutte le sue versioni. Oltre le note condizioni che limitano l’eliminazione di una risorsa, vi sono ulteriori condizioni che non consentono l’eliminazione di un documento:
•Un documento in check-out non può essere eliminato;
•Non è possibile eliminare un documento che è referenziato da un altro documento tramite componente di tipo documento. Se un documento in una certa versione ne referenzia un altro tramite l'apposito componente, e poi in una successiva versione il componente viene cancellato, resta il vincolo che impedisce l'eliminazione del documento referenziato. In tale scenario l'unico modo per eliminare il vincolo è cancellare il documento che referenzia l'altro.
La figura seguente mostra il ciclo di vita di una risorsa di tipo documento. In verde sono riportate le azioni che modificano la prospettiva di utilizzo della risorsa di tipo documento.
Ciclo di vita di una risorsa di tipo documento
Le risorse di tipo documento possono essere relazionate tra loro al fine di creare dei legami forti tra contenuti informativi e vincolare il ciclo di vita degli stessi. Una risorsa documento può essere relazionata ad un altra risorsa documento attraverso la definizione di componenti di tipo collegamento o documento.
Se si sceglie di impostare la relazione tra documenti definendo in una risorsa di tipo documento un componente di tipo collegamento che referenzia un'altra risorsa di tipo documento, si crea un legame tra risorse di tipo informativo ma che non vincola i loro cicli di vita. Ad esempio se nel documento denominato "Condizioni generali di fornitura" creo un componente collegamento che referenzia il documento denominato "Informativa privacy" imposto una relazione informativa tra le due risorse che specifica che tra esse esiste un legame senza condizionarne i cicli di vita ovvero posso ad esempio modificare/eliminare il documento "Informativa privacy" senza effetti sul documento "Condizioni generali di fornitura.
Se si sceglie di impostare la relazione tra documenti definendo in una risorsa di tipo documento un componente di tipo documento che referenzia un'altra risorsa di tipo documento, si crea un vincolo tra i cicli di vita delle risorse documento. In prospettiva di elaborazione del contenuto informativo del documento, i componenti di tipo documento referenziano la versione corrente del documento a cui riferiscono. L'utente interattivo che elabora un documento accede alla versione corrente dei documenti referenziati nei componenti documento. In tal modo l'utente interattivo può apportare le modifiche al documento consultando l'ultima versione delle informazioni di cui necessita consultando i componenti documento. In prospettiva di consultazione del contenuto informativo di un documento, i componenti di tipo documento referenziano la versione corrente del documento nell’istante in cui il documento è stato pubblicato. L'utente interattivo che consulta la versione corrente del documento accede alla versione dei documenti referenziati nei componenti documento specificata all'istante della pubblicazione che non necessariamente corrisponde alla versione corrente del documento referenziato. In tal modo l'utente interattivo consulta la versione del documento referenziato scelta in fase di pubblicazione del documento e non una sua versione successiva. La versione di un documento che viene referenziata da un altro documento tramite componente documento non può essere eliminata, sia essa la versione corrente o una precedente. Tra i due documenti, viene impostato un vincolo di piattaforma che impedisce l'eliminazione del documento referenziato tramite componente. L'unico modo per eliminare il vincolo è cancellare il documento che referenzia l'altro. Un documento referenziato che contiene versioni non eliminabili, poiché utilizzate in componenti documento, non può essere eliminato. Tale vincolo potrà essere eliminato solo quando risulteranno eliminati tutti i documenti in cui è referenziato. Inoltre non è possibile inserire in un documento due o più componenti documenti che referenziano lo stesso documento o che referenziano se stesso. Ad esempio se nel documento denominato "Condizioni generali di fornitura" si crea un componente documento che referenzia il documento denominato "Informativa privacy" viene impostata una relazione nel ciclo di vita dei due documenti. Non sarà possibile inserire nel documento "Condizioni generali di fornitura" un altro componente documento che referenzia "Informativa privacy" e non sarà possibile eliminare il documento "Informativa privacy" fintanto che non sarà eliminato il documento "Condizioni generali di fornitura".