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Descrizione
La conservazione a norma è una specifica fase del ciclo di vita dei Documenti Informatici e Documenti Informatici Amministrativi attuata per il tramite del JamioPlug Digitalitaly.
Attraverso il metodo SendResourceToRetention, facendo riferimento al provider indicato in configurazione, viene costruito e inviato in conservazione il file XML, contenente il file primario, i metadati obbligatori ed eventualmente altri metadati aggiuntivi, se valorizzati, secondo le linee guida AgID.
L'obbligatorietà dei campi dipende dalla tipologia di documento (Documento Informatico o Documento Amministrativo Informatico).
La generazione dei Documenti Informatici in generale deve avvenire mediante una delle seguenti modalità:
•creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati, che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità;
•acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico;
•acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
•memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati, attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
•generazione o raggruppamento, anche in via automatica, di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Nell'operazione di invio in conservazione dei documenti, vengono generati file XML secondo un formato codificato dalle linee guida AgiD, che danno una rappresentazione del contenuto del documento, mediante metadati e impronte del file principale e degli allegati.
Metodi per la conservazione a norma
Invia in conservazione un documento informatico o un documento amministrativo informatico (secondo le definizioni AGID), prelevando informazioni dalle risorse di Jamio o in altre risorse ad esse collegate.