La gestione documentale

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La gestione documentale

Jamio openwork dispone delle funzionalità di Document Management, esposte dal servizio di Document Management, utili alla gestione dei documenti intesi come risorse informative che raccolgono informazioni attraverso i loro elementi costitutivi.

 

Gli elementi costitutivi del documento sono i componenti del documento e i metadati (insieme di informazioni strutturate) del documento; tramite la metadatazione del documento è possibile arricchire il contenuto informativo dei componenti, di sintetizzarlo, di evidenziarlo, di correlarlo rispetto alle finalità di definizione del documento.

 

Anche per i componenti è possibile usufruire di un insieme di informazioni strutturate (metadati del componente) che ne consente di rappresentare dettagli specifici.

I componenti di un documento sono classificabili in tre tipologie:

Componente di tipo file: consente di includere nel documento un file;

Componente di tipo collegamento: consente di definire un collegamento a risorse Jamio openwork (es. il collegamento ad una risorsa di tipo dati) o a risorse esterne (es. un link a un sito web);

Componente di tipo documento: consente di definire un collegamento ad un’altra risorsa Jamio openwork di tipo documento; il collegamento è anche definibile attraverso un componente di tipo generico, ma con questa specifica tipologia di componente le risorse documentali sono caratterizzate da un legame più forte che ne vincola i cicli di vita.

Un documento può contenere molteplici componenti uno dei quali può essere identificato come contenuto principale del documento. L'impostazione di componente principale consente da un lato di rappresentare l'elemento cardine del documento e  dall'altro di abilitare delle funzionalità di piattaforma che ne facilitano l'accessibilità.

Ogni documento si caratterizza di una versione che descrive il documento, inteso come insieme di metadati e componenti, in un certo istante temporale. La versione corrente del documento rappresenta l'ultima versione del documento disponibile all'utente interattivo.

 

I documenti sono raccolti a loro volta in contenitori chiamati Fascicoli. I fascicoli consentono un’organizzazione dei documenti e dei fascicoli mediante una struttura gerarchica, vincolata al rispetto delle seguenti regole:

un documento è sempre contenuto in un solo ed unico fascicolo;

i fascicoli possono contenere documenti o fascicoli;

i fascicoli non possono contenere documenti e fascicoli;

 

Documenti, componenti e fascicoli possono essere specializzati con campi specifici secondo i paradigmi comuni alla gestione delle risorse Jamio openwork. E’ possibile impostare regole di accesso ai fascicoli e ai singoli documenti in funzione del contesto utente.

 

I documenti, intesi come risorse Jamio openwork, seguono un ciclo di vita che parte dalla creazione e termina alla eliminazione della risorsa stessa con in aggiunta tutte le azioni utili a gestire la modifica esclusiva delle risorse (check-out e check-in) e la gestione delle versioni del documento. In fase di creazione e modifica di un documento Jamio openwork, l'utente che ha creato o modificato il documento ha la possibilità di editare la Bozza dello stesso o delegare la lavorazione della bozza ad un altro utente di Jamio openwork. Scegliendo di delegare la lavorazione della bozza del documento, la modifica esclusiva della stessa, viene assegnata all'utente delegato. Per ogni documento è possibile impostare degli utenti che amministrano il documento, essi possono delegare la lavorazione della Bozza ad altri pur non essendo gli editor della bozza.