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Nel ciclo di vita del Documento si identificano alcuni Ruoli cui sono attribuiti particolari privilegi.
Current owner
Identità che ha creato o modificato il documento e ne detiene il diritto di pubblicazione. A prescindere dalle autorizzazioni impostate sul documento può: modificare la bozza del documento, delegare la lavorazione della bozza documento, fare il check-in della bozza del documento.
Amministratori (document administrators)
Identità che possono delegare la lavorazione della bozza ad altri pur non essendo il Current owner della bozza. Sono l'Autore del documento, Automation, l'Amministratore dell'Area di Lavoro e gli utenti che appartengono al gruppo Super Administrators.