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Il Documento è un oggetto informativo complesso che include un insieme di metadati e un numero qualsiasi di file di diverso tipo, collegamenti ad altre risorse . Nella sua forma più semplice il Documento coincide con un set di metadati e un unico file.

La gestione documentale è utilizzata per creare questi oggetti informativi, per distinguere le versioni che hanno una valenza organizzativa (le versioni ufficiali dei Documenti) da quelle in fase di lavorazione, per fornire trasparenza su come è stato creato un particolare oggetto informativo; codifica e traccia il processo di elaborazione del Documento.

Il servizio di Document Management abilita due prospettive di utilizzo di una risorsa Documento: la consultazione e l’elaborazione. Le due prospettive non operano contemporaneamente sulla medesima risorsa:

• la prospettiva dell’elaborazione del Documento opera su una risorsa temporanea definita Bozza ottenuta, nel caso di un Documento già esistente, come copia della versione corrente;

•la prospettiva della consultazione opera sulla versione corrente del Documento.

Un tipico esempio di Documento è un modello contrattuale costituito da più allegati, ogni allegato segue un suo proprio ciclo di vita, il tutto viene assemblato in un unico Documento sottoposto a versionamento complessivo.

L'elemento che associa i metadati al file o collegamento prende il nome di Componente. Il componente a sua volta è dotato di un insieme di metadati utili a descrivere lo specifico file o collegamento.

I documenti possono essere aggregati in Fascicoli che, a differenza di un sistema di gestione dei file, vanno considerati non come una semplice raccolta di Documenti, ma come entità di business. I Fascicoli possono, pertanto, contenere, ad esempio, tutti i Documenti relativi ad una medesima transazione o processo commerciale, alla medesima area tematica o argomento, alla medesima persona, luogo, progetto, caso, cliente, evento o incidente.

I fascicoli possono contenere altri fascicoli ma, per indurre ad un loro utilizzo come oggetti di business, non è possibile mettere all'interno di un fascicolo sia documenti che fascicoli.

Documenti, Componenti, Fascicoli possono essere specializzati con campi specifici secondo i paradigmi comuni alle risorse personalizzabili.

Utilizzando le funzionalità di Human Task Management e Process Management è possibile costruire workflow complessi di gestione documentale con passaggi approvativi, automazioni documentali, firma, approvazione.

Per

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