Come abbiamo già visto nella prima parte, la progettazione delle strutture organizzative ha lo scopo di rendere possibile la corretta identificazione degli utenti in relazione alla loro collocazione organizzativa.
In una struttura organizzativa che presenta più livelli e nella quale sia stata progettata la micro-struttura delle gerarchie all’interno di ciascuna unità organizzativa, Jamio openwork consente la selezione degli utenti analizzando la loro posizione all’interno della struttura organizzativa in relazione ad un nodo di riferimento.
I predicati di selezione è responsabile di primo livello e ha come responsabile di primo livello consentono di selezionare utenti che nella gerarchia distano un solo livello dalla posizione organizzativa indicata come riferimento, nel primo caso percorrendo la struttura verso l’alto a partire dal nodo di riferimento, nel secondo percorrendola verso il basso. Analogamente, i predicati di selezione è responsabile di secondo livello e ha come responsabile di secondo livello consentono di selezionare utenti che nella gerarchia distano due livelli dalla posizione di riferimento indicata.
Selezionare gli utenti in una gerarchia di più livelli, indipendentemente dalla profondità della struttura
Nel caso di attraversamento verso il basso della struttura, ovvero di identificazione di utenti in relazione ad una qualunque posizione di riferimento sovrastante, Jamio openwork consente di utilizzare il predicato generico ha come responsabile che permette di selezionare utenti la cui posizione dista un qualsiasi numero di livelli da una posizione di responsabile fornita come riferimento.
Nel diagramma di tipo divisionale qui sopra, ad esempio, la regola Posizione organizzativa ha come responsabile Responsabile Divisione Prodotto A sarà verificata per tutte le identità associate a tutte le posizioni organizzative presenti nelle gerarchie sottostanti il nodo indicato. Questo è possibile in quanto il contesto dell’utente corrente, ovvero l’insieme delle informazioni relative all’identità e alla collocazione organizzativa associate all’account che ha fatto accesso al sistema, è univocamente determinato dal fatto che ad ogni nodo della gerarchia corrisponde un solo nodo principale al livello superiore. Ad esempio, se l’utente corrente è associato alla posizione di Addetto Segreteria A, Jamio openwork è in grado di conoscere in modo univoco la catena di responsabilità gerarchica sino al nodo radice in quanto l’attraversamento dell’albero, dal basso verso l’alto, è univoco. Dunque per questo utente sarà possibile determinare se il Responsabile Divisione Prodotto A è o meno un suo responsabile, ovvero se la regola di selezione Posizione organizzativa ha come responsabile Responsabile Divisione Prodotto A sarà verificata oppure no.
L’attraversamento in senso inverso non è altrettanto diretto in quanto il numero di possibili percorsi, sia pur finito, è potenzialmente molto elevato. Jamio openwork non consente dunque di determinare direttamente se l’utente corrente è genericamente responsabile o meno di una posizione indicata come riferimento, ma si limita a dare questa possibilità per i primi due livelli di responsabilità.
La selezione di utenti dato un nodo gerarchicamente superiore è possibile anche indicando come nodo di riferimento un nodo di tipo Unità organizzativa.
I predicati Dipende dall’unità organizzativa e E’ nella gerarchia dell’unità organizzativa consentono di selezionare gli utenti associati a posizioni che dipendono rispettivamente in modo diretto o indiretto dalla unità indicata. Nel caso del precedente diagramma, ad esempio, la regola Posizione organizzativa dipende dall’unità organizzativa Amministrazione A sarà verificata per tutti gli utenti associati alle posizioni organizzative Responsabile Amministrazione A, Responsabile Contabilità A, Responsabile Segreteria A, Addetto Contabilità A e Addetto Segreteria A. La regola Posizione organizzativa è nella gerarchia dell’unità organizzativa Divisione prodotto A sarà invece verificata per tutti gli utenti associati ad una qualunque posizione organizzativa sottostante l’unità indicata.
Utilizzare una classificazione trasversale alla gerarchia
Ad una struttura organizzativa gerarchica di tipo divisionale o funzionale si preferisce a volte una struttura in cui entrambe le dimensioni, quella funzionale e quella divisionale, hanno un proprio sviluppo, intersecando la dimensione funzionale, omogenea per ambito di attività, con quella divisionale, organizzata ad esempio per linea di prodotto o per mercato. Tale struttura, denominata “a matrice”, prevede comunemente un responsabile di divisione, product manager o market manager, che ha responsabilità di una sezione del business in senso orizzontale, attingendo risorse trasversalmente dalle varie funzioni.
Da un punto di vista della realizzazione di applicazioni role-based, in questo tipo di disegno organizzativo è importante sia selezionare gli utenti rispetto alla loro dipendenza gerarchica che rispetto alla loro appartenenza trasversale ad una divisione. Questo comporta la necessità di riconoscere, all’interno di una struttura organizzativa funzionale, i nodi organizzativi accomunati dall’appartenenza ad una stessa divisione, allo scopo di selezionare opportunamente gli utenti in base a tale divisione oltre che alla gerarchia funzionale.
Jamio openwork consente di utilizzare i Blocchi organizzativi per classificare Unità organizzative omologhe. Il blocco organizzativo è una delle dimensioni rispetto alle quali formulare regole di selezione e può essere utilizzato in combinazione con le dimensioni dell’organizzazione, dell’unità organizzativa e della posizione per formulare criteri adeguati ad una struttura organizzativa a matrice.
Nel diagramma che segue la struttura funzionale che comprende le unità Marketing, Ricerca e sviluppo e Produzione ha delle sotto unità dedicate a fornire servizio a tre diverse divisioni di prodotto, A, B e C, le quali sono coordinate ciascuna da un proprio responsabile. Per accomunare le unità organizzative finalizzate alle funzioni dedicate a ciascuna divisione di prodotto sono stati creati tre blocchi organizzativi, Divisione Prodotto A, Divisione Prodotto B, Divisione Prodotto C, rappresentati rispettivamente con i colori blu, rosso e verde, mediante i quali sono state classificate tutte le unità organizzative afferenti a ciascuna divisione, indipendentemente dalla loro collocazione gerarchica.
Questo disegno consente la selezione di tutti gli utenti ad esempio afferenti alla Divisione Prodotto A mediante la regola Blocco organizzativo è Divisione Prodotto A così come un qualunque ulteriore raffinamento ottenuto considerando anche l’appartenenza gerarchica, come nella combinazione di regole Blocco organizzativo è Divisione Prodotto A AND Unità organizzativa è nella gerarchia dell’unità organizzativa Ricerca e Sviluppo che selezionerà gli utenti associati alla posizione Addetto Ricerca e Sviluppo Prodotto A.
Utilizzare una specializzazione dei nodi organizzativi
Come ogni altro tipo personalizzabile presente nella piattaforma Jamio openwork, anche i nodi organizzativi forniscono la possibilità di definire dei modelli personalizzati con i quali creare le relative risorse al momento della definizione della struttura organizzativa. Ciascuna posizione o unità organizzativa e ciascuna organizzazione possono essere potenzialmente associati ad un modello personalizzato ad indicare che la risorsa creata avrà la forma definita da quel particolare modello.
Questa caratteristica consente di poter utilizzare la personalizzazione come ulteriore dimensione di analisi della struttura organizzativa al pari di quelle propriamente relative alla struttura stessa. Riprendendo l’ultimo esempio che illustra l’organizzazione a matrice, si potrebbe definire un modello di Posizione organizzativa denominato Product Manager ed utilizzarlo per caratterizzare i nodi Responsabile Divisione Prodotto A, B e C. Questa caratterizzazione abilita l’uso del predicato è personalizzato col tipo. La regola Posizione organizzativa è personalizzata col tipo Product Manager consentirà dunque la selezione degli utenti associati alle posizioni di Responsabile Divisione Prodotto A, B e C.
Utilizzare metadati definiti nelle specializzazioni dei nodi organizzativi
Un livello ancora più sofisticato di selezione comprende l’interrogazione dei metadati definiti per i modelli che specializzano i nodi organizzativi inclusi nella struttura. E’ un caso frequente qualora si vogliano selezionare utenti in base alle caratteristiche specifiche della posizione ricoperta o dell’unità di appartenenza o, in modo ancora più dettagliato, dell’incarico a cui fanno riferimento. Proseguendo l’esempio precedentemente illustrato, si può ipotizzare di creare un modello specifico per personalizzare gli incarichi che coinvolgono le posizioni di Addetto Produzione, presenti nella gerarchia organizzativa in tutte e tre le divisioni di prodotto A, B e C. Questo modello, che possiamo chiamare Incarico Produzione, ha la finalità di aggiungere all’associazione tra Posizione Organizzativa e Identità dei metadati specifici che ne caratterizzino la natura. E’ il caso ad esempio di specifiche certificazioni o di livelli di proficiency espressi da ciascuna persona che ricopre quella posizione. Se, ad esempio, si introduce il campo LivelloCertificazione nel modello Incarico Produzione con la finalità di registrare, per ogni incarico, il livello di certificazione espresso dalla persona che ricopre la posizione di Addetto Produzione, Jamio openwork consentirà di selezionare persone che posseggono uno specifico livello di certificazione, supponiamo sia 2, attraverso la regola LivelloCertficazione di Incarico è uguale a 2.
Questo tipo di regole che analizzano i metadati associati a ciascun nodo organizzativo, ad un blocco o alla singola identità, usate in combinazione con regole di selezione che analizzano la struttura organizzativa in senso gerarchico o funzionale, consentono di ottenere la selezione capillare degli utenti necessaria in organizzazioni complesse i cui processi si basano sulla individuazione accurata dei partecipanti in base alle loro caratteristiche e non soltanto alla loro collocazione organizzativa.